Od kilku dni na stronach PZJ można znaleźć aktualny formularz wniosku o organizację zawodów szczebla centralnego.
Załącznik nr 1 do wniosku stanowią „Warunki zgłoszenia zawodów do kalendarza centralnego PZJ” (dalej: „Warunki”), które są jego integralną częścią, podobnie jak załącznik nr 2 „Prawa Medialne”. Składając wniosek organizator akceptuje wszystkie ich postanowienia. Poniżej omówione zostały najważniejsze z nich, w tym szeroko zakrojone prawa medialne PZJ. Wniosek wraz z załącznikami dostępny jest tutaj.
Nowe warunki obowiązują od 19.07 i regulują przyznawanie prawa organizacji zawodów na 2015 r. i lata następne.
Ważne terminy i wymagania dla wniosku
Wniosek organizatora powinien zostać przesłany PZJ w terminie do 30.10 roku poprzedzającego termin zawodów. W przypadku Mistrzostw Polski oraz zawodów międzynarodowych termin na przesłanie wniosku upływa 31.08.
Co istotne o zachowaniu terminu decyduje data wpływu wniosku do PZJ.
Wniosek można przesłać w formie elektronicznej bądź faksem, jednak w ciągu 14 dni od dnia wysłania wniosku należy również przesłać podpisany oryginał do Biura PZJ. Nieprzesłanie oryginału może spowodować odrzucenie wniosku. Wnioski bez podpisu i pieczęci organizatora będą uznawane za nieważne.
Najważniejsze postanowienia
a) opłaty
Organizator zawodów, które zostały wpisane do kalendarza jest zobowiązany do wniesienia opłaty, zgodnie z aktualnym cennikiem PZJ.
Złożenie wniosku po terminie bądź po zatwierdzeniu kalendarza wiąże się z koniecznością dokonania opłaty za wpis w wysokości dwukrotnej wartości sumy wynikającej z cennika.
b) dodatkowe opłaty i kara umowna
Warunki stanowią, że każda zmiana terminu lub miejsca zawodów zgłoszonych do kalendarza po jego zatwierdzeniu może być dokonana wyłącznie na pisemny wniosek organizatora za dodatkową opłatą wynoszącą 50% wartości wpisu i po uprzednim wyrażeniu pisemnej zgody przez wszystkich organizatorów zawodów widniejących w kolizyjnych terminach zatwierdzonego kalendarza.
W przypadku odwołania zawodów przez organizatora później niż na 12 tygodni przed datą ich rozpoczęcia, organizator zapłaci PZJ karę umowną, chyba że konieczność odwołania zawodów nastąpiła w wyniku siły wyższej, tj. wszelkich zdarzeń lub okoliczności wpływających na wykonanie obowiązków, a wynikających z działań, wydarzeń, zaniedbań lub wypadków, które w żaden sposób nie mogły być przewidziane i którym w żaden sposób nie można było zapobiec. Podobne uregulowanie dotyczy odwołania zawodów międzynarodowych.
c) marketing i media
Zgłaszając zawody do kalendarza, organizator zobowiązuje się między innymi do zapewnienia dla potrzeb PZJ 20% całości ekspozycji na wszelkich materiałach promocyjnych.
Ponadto, organizator będzie miał także obowiązek zorganizować strefę VIP, dostarczyć Związkowi co najmniej 30 zwykłych wejściówek, 20 wejściówek do sektora VIP oraz adekwatnej ilości miejsc parkingowych i minimum dwóch przeszkód reklamowych.
Przedstawiciele PZJ powinni mieć też zagwarantowany udział w ceremonii dekoracji zwycięzców konkursów.
Co istotne, organizator będzie musiał zapewnić PZJ wyłączne prawa do rejestracji i transmisji audiowizualnej zawodów i jednocześnie będzie musiał dostarczyć PZJ w formie elektronicznej minimum 30 opisanych, w miarę możliwości wysokiej jakości zdjęć wraz z prawem do ich wykorzystywania.
PZJ będzie miał prawo zgłoszenia jakichkolwiek elementów utworu, takich jak w szczególności: ilustracja muzyczna, motywy graficzne, tytuł – jako swoich znaków towarowych.
Ponadto, prawa Sponsora Strategicznego PZJ mają pierwszeństwo wobec praw Sponsora, którego działalność jest konkurencyjna wobec Sponsora Strategicznego PZJ. Wybór sponsora zawodów musi zatem zostać poprzedzony analizą możliwości wywiązania się w stosunku do niego z zobowiązań.
d) inne
Ewentualne spory pomiędzy organizatorem a PZJ będą rozstrzygane polubownie, a w razie niemożności osiągnięcia porozumienia przez Sąd właściwy dla siedziby Związku.
3 sierpnia 2014